Makkelijker werken door digitaal te werken



Het Digitale werken zorgt voor:

Kostenreductie (meer met de dezelfde mensen / hetzelfde met minder mensen)
Verhoging kwaliteit dienstverlening / klantgerichter werken
Online raadplegen en wijzigen
Voorkomen dubbele invoer
Efficiency en tijdsbesparing
Eenvoudige dossiervorming
Meer flexibiliteit
Geen additionele licentiekosten
Lage gebruiks- en beheerkosten
Verlaging archiefkosten / ruimtebesparing
Controle en betere ondersteuning bedrijfsprocessen
Bindingsmiddel tussen processen en ketenintegratie


 
   

 

 

Informatie ontvangen en verwerken

Ongeveer 80% van de totale informatie binnen een bedrijf ligt vast in papieren of elektronische documenten. Denk hierbij aan binnenkomende post, facturen, e-mails, elektronische facturen, dossiers, complete archieven, maar ook aan (bouw)tekeningen, afbeeldingen en foto’s.

Belangrijk om goed te kunnen functioneren als bedrijf is dat met het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten geen tijd verloren gaat.

Dit wordt met name van belang door de trend dat steeds meer documenten elektronisch worden ontvangen en verstuurd. Dossiers raken sneller versnipperd, omdat deze niet meer alleen uit traditioneel papier bestaan. Voor een goed overzicht zijn ze dus incompleet.

Door structuur hierin aan te brengen zorg je ervoor dat alles bij elkaar komt en blijft. Van oude archiefstukken tot de e-mailberichten van vandaag. Wat het ook is: sla het op en vind het terug; digitaliseer.


Scannen van alle mogelijke documenten

Het digitaliseren gebeurt door middel van een scanner. Het scannen is nodig om de papieren documenten om te kunnen zetten naar digitale bestanden, zodat ze kunnen worden verwerkt op de computer. Het is vergelijkbaar met kopiëren.

In een handomdraai kunnen alle documenten van diverse aard worden gedigitaliseerd, van papieren documenten en losse handgeschreven aantekeningen tot dikke papieren dossiers, paspoorten en grote (bouw)tekeningen.

Afhankelijk van wat er moet worden gedigitaliseerd en in welke hoeveelheden, bestaan er scanners in allerlei soorten en maten. Ieder met zijn eigen specificaties, waarbij de kwaliteit van het digitaliseren van essentieel belang is. Om een goede kwaliteit te verkrijgen zijn er diverse oplossingen die het beeld kunnen verbeteren en corrigeren.

Op de site www.descannerspecialist.nl wordt het meest uitgebreide en grootste assortiment op dit gebied getoond.


Bewerken en indexeren; alles moet op de juiste plek komen

De documenten die met behulp van een scanner zijn gedigitaliseerd, of die al digitaal waren, moeten nog wel aan het juiste elektronische dossier of archief worden gekoppeld. Dit heet bewerken ofwel indexeren.

Dit kan handmatig gebeuren, door enkele kenmerken toe te voegen aan elk document. Denk hierbij aan een factuurnummer, klantnummer, projectcode etc. Vervolgens moet het op de juiste plaats worden weggezet. Het nadeel hiervan is dat het tijdrovend, foutgevoelig en saai werk is.

Het toevoegen van kenmerken kan ook semi-automatisch gebeuren door middel van diverse herkenningstechnieken. Bijvoorbeeld met barcodes en QR codes. Maar ook geheel automatisch door middel van Data Capturing. In het laatste geval wordt zelfstandig informatie herkend, geïndexeerd en geclassificeerd.

Er zijn heel veel oplossingen en producten hiervoor op de markt. Laat u goed informeren, wat het beste past in uw situatie. Er zit namelijk veel verschil tussen de diverse oplossingen, zowel in prijs als in productkenmerken. Alleen met het inzetten van de juiste hulpmiddelen kunt u tijdsbesparend werken en wordt het digitaal opbergen van informatie kinderwerk.


Validatie door een kwaliteitscontrole

Validatie is eigenlijk een controleslag van documenten die al dan niet semi-automatisch worden aangeleverd. Hierbij wordt gekeken of de gelezen data ook daadwerkelijk overeenkomt.


Digitaal werken, wat is hiervoor nodig?

Om digitaal te kunnen werken heeft u een goed softwarepakket nodig met een Document Management Systeem (digitaal archief) en een Workflow Management Systeem (uw werkprocessen).



Document Management

Met Document Management worden alle gedigitaliseerde documenten opgeslagen. Alle geautoriseerde medewerkers kunnen documenten en dossiers online raadplegen en wijzigen. Heel efficiënt en tijdsbesparend zonder zoeken. Maar ook archieven worden per direct toegankelijk voor iedereen en waardevolle archiefstukken worden bewaakt tegen schade en (kwaliteit) verlies.



Workflow Management

Met Workflow Management worden de relevante documenten in uw eigen werkprocessen ingezet. Denk aan documenten die van belang zijn bij uw verkooptrajecten, factuurverwerking, inkoopproces etc. Op een inzichtelijke en efficiënte wijze wordt de juiste informatie, op het juiste moment, aan de juiste personen, in de juiste vorm digitaal aangeboden. Hiermee krijgt u grip op processen en de verwerking komt in een stroomversnelling. De status en afhandeling van taken is namelijk op ieder moment voor iedereen inzichtelijk.

Deze werkprocessen worden geautomatiseerd beheerd volgens een vooraf gedefinieerde routing. Je krijgt hiermee niet alleen inzicht in de werkprocessen, maar ook in de verbeteringsmogelijkheden. Uit een overzicht met managementinformatie, kan eenvoudig informatie worden gehaald om alle betrokken medewerkers mee aan te sturen.



De oplossing

Het digitaal werken gaat met software dat ontwikkeld is op basis van Sharepoint; een bewezen Microsoft technologie. Geïnspireerd op het nieuwe werken maakt u gebruik van de onderdelen die goed aansluiten op uw situatie. Een oplossing is al beschikbaar voor € 20 per gebruiker per maand.



Koppelen aan andere bedrijfssoftware

Daarnaast kan deze software eenvoudig worden gekoppeld aan (andere) administratieve systemen. Slechts weinig bedrijven zijn zich hiervan bewust en/of maken gebruik van deze mogelijkheid als ondersteuning voor kantoor automatisering en hun financiële software. Doordat uit bijna alle applicaties, informatie aan een proces kan worden toegevoegd, kan snel alle documentatie rond een klant of aanvraag worden opgehaald.

 


Integreer (papieren) documenten in uw (digitale) werkprocessen.
Het automatiseren van processen is het stroomlijnen van werkzaamheden.